Tickets organisieren und verwalten
In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Tickets mithilfe von Ticketordnern oder in der Ticketübersicht organisierst und so beim Bearbeiten deiner Tickets stets den Überblick behältst. Weitere Optionen wie die Filter- oder Suchfunktion können deine Ticketverwaltung dabei zusätzlich erleichtern.
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Ticketordner
Für die bessere Organisation deiner Tickets werden diese in Ordnern gruppiert. Die Kategorisierung erfolgt jeweils nach Ticketstatus und zugeordneten Benutzer:innen. Um auf einen bestimmten Ordner zuzugreifen, wählst du im linken Seitenmenü „Tickets“ aus und klickst dann auf den gewünschten Ordner (z. B. Meine Tickets):
Verfügbare Ticketordner
- Ungelöst: Alle Tickets, die bislang nicht gelöst sind.
- Meine Tickets: Alle Tickets, die dir zugewiesen sind.
- Nicht zugewiesen: Tickets, die noch keiner/keinem Benutzer:in zugewiesen sind.
- Gelöst: Tickets, die erfolgreich gelöst wurden.
- Alle Tickets: Alle Tickets außer archivierte, verzögerte, zurückgestellte oder blockierte.
- Gesperrt: Tickets gesperrter Kund:innen.
- Zurückgestellt: Tickets, die sich aktuell im Status „zurückgestellt“ befinden.
- Verzögert: Tickets, deren Beantwortung für einen späteren Zeitpunkt vorgesehen ist.
- Archiviert: Alle archivierten Tickets.
Ticketübersicht
Ticketübersichten sind eine wichtige Komponente für deine Ticketverwaltung. Im Folgenden erfährst du, wie du die Spalten in der Ticketübersicht anpassen oder gezielt nach Tickets filtern oder suchen kannst. Auch das Exportieren von Ticketlisten ist möglich.
Spalten in der Ticketübersicht
Die Spalten in der Ticketübersicht enthalten spezifische Informationen zu deinen Tickets und erleichtern die Navigation zwischen ihnen. Das Layout der Übersicht kannst du durch das Hinzufügen, Entfernen, Umstrukturieren oder Ändern der Größe der Spalten ganz einfach deinen eigenen Wünschen anpassen.
Spalten bearbeiten
Klicke auf das (⋮)- Symbol am oberen Rand und wähle „Spalten bearbeiten“ aus
- Spalten hinzufügen/ entfernen: Spalten aus angezeigter Liste wählen/abwählen
- Spalten verschieben: Spalte anklicken, gedrückt halten und an gewünschte Position ziehen
- Größen anpassen: Winkelsymbol am Spaltennamen anklicken, gedrückt halten und mit dem Cursor die Breite anpassen
Ticketfilter
Mithilfe von Filtern kannst du dir bestimmte Ticketarten anzeigen lassen. Hierfür klickst du oben rechts in der Ticketübersicht ganz einfach auf den Filter-Button. Dann klappt ein Fenster mit allen möglichen Filtereinstellungen auf. Klicke hier einfach auf die gewünschten Kriterien und wähle aus den verfügbaren Optionen aus:
Ticketsuche
Jede Ticketübersicht verfügt über ein Suchfeld, das dir dabei hilft, dich schnell und effizient durch die zahlreichen Tickets zu navigieren. Auch das Suchfeld findest du in unter den Filtereinstellungen:
Dabei ist es ganz egal, ob du nach Ticketnummer, Käufername, Betreff oder Schlagwort suchst, da die Suchfunktion universell aufgestellt ist.
Replyco Tipp: Für Händler:innen oder Unternehmen mit einem hohen Ticketaufkommen bietet Replyco auch die fortgeschrittene Suchfunktion an. Mit dieser kannst du z. B. spezielle „UND/ODER“ Suchregeln bzw. Bedingungen nach Belieben festlegen:
Ticketlisten exportieren
Replyco bietet dir zudem eine praktische Funktion zum Exportieren von Ticketlisten an. So kannst du CSV-Versionen von jenen Tickets erzeugen, die aktuell in deiner Ticketübersicht gelistet sind. Für den Export sind lediglich folgende Schritte notwendig:
- Rufe den gewünschten Ordner in deiner Ticketübersicht auf.
- Richte die erforderlichen Filter ein und passe die Einstellung „Tickets pro Seite“ an deine Anforderungen an.
- Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten (⋮) über deiner Ticketübersicht und wähle Exportieren aus.
Sobald du den Exportvorgang gestartet hast, generiert Replyco eine CSV-Datei, die mit Anwendungen wie Excel oder Google Sheets geöffnet werden kann. Diese CSV sieht dann z. B. so aus:
Auf dieser Grundlage lassen sich deine Ticketdaten je nach Anforderung bequem analysieren und bearbeiten.
Ticketvorschau
Wenn du mit dem Mauszeiger über die verschiedenen Bereiche der Anfrage fährst, erhältst du zudem eine Vorschau von Ticketinformationen. So gewinnst du bereits einige Details über das Ticket, ohne das Ticket öffnen zu müssen. Wie z.B. über den Nachrichteninhalt oder die Anzahl der Nachrichten in einem Ticket:
