Innerhalb einer Konversation

Erfahre in diesem Artikel mehr über die Inhalte und Antwortfunktion in Chat-Konversationen, die dir ein effektives Eingehen auf Kundenanfragen erlauben.

Chats beantworten 

Das Beantworten von Anfragen in Chats ist genauso einfach wie in bekannten Messengern. Öffnest du eine Chat-Konversation, siehst du den Chatverlauf und den Antwortbereich. 

Chatverlauf 

In diesem Bereich werden sowohl empfangene als auch versendete Nachrichten- in chronologischer Abfolge angezeigt. 

Antwortbereich

Im Antwortfeld selbst findest du neben dem Textfeld die Buttons für das Einfügen von Vorlagen, Hochladen von Anhängen und zum Versenden deiner Nachricht:

Chat Vorlagen 

Vorlagen für Chats können viel Zeit einsparen, wenn es um die Beantwortung von typischen Anfragen geht. Ähnlich der Ticketvorlagen verfügst du auch in den Direktnachrichten über diese wichtige Funktion. 

Um eine Vorlage in deine Antwort einzufügen, klickst du innerhalb deiner Chat-Konversation auf den Vorlage-Button und wählst die gewünschte Vorlage aus. Wie du neue Vorlagen erstellen kannst, erfährst du hier.

Chat-Anhänge

Du hast außerdem die Möglichkeit, deinen Chat-Nachrichten Anhänge beizufügen. Für das Hinzufügen eines Anhangs musst du lediglich auf den Anhang hinzufügen-Button klicken und die gewünschte Datei auswählen:

Merkmale von Konversationen

Zu jeder Direktnachricht werden dir verschiedene Angaben angezeigt, damit du sie besser verwalten kannst. 

• Zugewiesene:r Benutzer:in: Zeigt an, wer für die Chat-Konversation verantwortlich ist. Hier können auch mehrere Benutzer:innen gleichzeitig ausgewählt werden.
• Status der Direktnachricht: Zeigt an, ob es sich hierbei um eine offene oder geschlossene Konversation handelt.

Den Status deiner Direktnachrichten bilden auch die beiden Ordner ab, in die Konversationen jeweils gruppiert werden. Replyco unterscheidet zwischen offenen und geschlossenen Konversationen und schiebt alle geschlossenen Konversationen zunächst in den Ordner 'Geschlossen'. Wenn eine neue Nachricht eingeht, erscheint eine bereits geschlossene Konversation erneut im Ordner 'Offen'.

Details zu Konversationen 

An jede Konversation kann ein:e zugehörige:r Kund:in gebunden werden. Das System zieht sich dann im Hintergrund automatisch alle zusätzlichen Informationen. 

• Kundendetails: Hier werden E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kund:in angezeigt. Klickst du auf die E-Mail-Adresse, kannst du eine E-Mail versenden oder ein neues Ticket erstellen. 
• Bestellhistorie: Hier kannst du alle erfolgten/früheren Bestellungen nachvollziehen, die in Verbindung mit deiner Kund:in stehen. Beachte bitte, dass lediglich jene Bestellungen aufgelistet werden, die nach dem Beginn deiner Replyco Nutzung importiert wurden. 
• Ticketverlauf: Hier kannst du die bisherige Kundenkommunikation überprüfen, bevor du mit der Beantwortung startest. In diesem Bereich werden dir alle Tickets angezeigt, die sich auf deine Kund:in beziehen.