Tickets: Zusätzliche Tools

Entdecke in diesem Artikel weitere praktische Tools, mit denen du deine täglichen Arbeitsabläufe noch individueller und effizienter gestalten kannst.

Textbausteine

Du verwendest bereits die Vorlagenfunktion, aber möchtest deine Antworten noch persönlicher gestalten - ohne zusätzlichen Zeitaufwand? Durch die Verwendung sogenannter Textbausteine ist dies ganz einfach möglich. Ähnlich wie Vorlagen, handelt es sich auch bei Textbausteinen um vordefinierte Textabschnitte. Aber im Gegensatz zu Vorlagen, die jeweils nur einmal während einer Kundenantwort verwendet werden können, lassen sich Textbausteine mehrere Male hintereinander nutzen. Um mit der Verwendung von Textbausteinen zu beginnen, folge einfach dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1: Rufe den Bereich 'Textbausteine' auf

Gehe im linken Seitenmenü zu 'Einstellungen Tickets' und wähle Textbausteine aus:

Schritt 2: Erstelle einen Textbaustein

Klicke oben rechts auf + Neu erstellen:

Dann öffnet sich das Fenster für die Einstellung deines Textbausteins:

• Name der Vorlage: Dies ist der Name deines Textbausteins. Um einen Textbaustein zu aktivieren, musst du „/“ zusammen mit dem Namen des Textbausteins eingeben. Der Name darf kein Leerzeichen enthalten.
• Textfeld: Dies ist der Text, der den Textbaustein-Namen ersetzt, sobald der jeweilige Textbaustein aktiviert wurde. Bitte beachte, dass an dieser Stelle auch Tags eingefügt werden können.
• Verfügbar für alle: Legt fest, wer Zugang zu diesem Textbaustein hat. Wenn diese Option aktiviert ist, ist dieser Textbaustein für jede:n Benutzer:in in deinem Unternehmen sichtbar. Ist diese Option deaktiviert, ist er nur für dich selbst verfügbar.

Denk daran, deinen Einstellungen für den Textbaustein zu speichern.

Schritt 3: Einen Textbaustein verwenden

Wenn du auf ein Ticket antwortest oder ein neues Ticket erstellst, gebe im Textfeld einfach „/“ ein und wähle eines der verfügbaren Textbausteine, um es durch deinen vordefinierten Text zu ersetzen:

Ziemlich einfach, nicht wahr? Kombiniere deine Textbausteine außerdem mit Vorlagen und Tags, um schnell auf die Anfragen deiner Kund:innen zu reagieren.

Standardwerte

Hast du Sorge, ein Leerzeichen anstelle einer #tag#-Information zu senden? Mithilfe der Fallback-Funktionalität können sich solche Fehler vermeiden lassen. 

Bei der Verwendung von #Tags# kann es vorkommen, dass Auftragsinformationen, die mit einem Tag verbunden sind, nicht gesendet werden. Das passiert, wenn die Auftragsdetails eine bestimmte Information nicht enthalten. Hierfür gibt es zahlreiche Gründe. Standardwerte können dabei fehlende Auftragsinformationen durch einen vordefinierten Wert ersetzen, wenn das System nichts anderes zum Ersetzen findet. Um Standardwerte als Fallback einzurichten, gehe zu 'Einstellungen Tickets' und rufe Standardwerte auf:

Im Bereich Standardwerte findest du alle #Tags#, die in Replyco zur Verfügung stehen. Jeder #Tag# hat ein Feld, in das du die Ersatzphrase eingeben kannst. Nachdem du die Standardwerte eingegeben hast, klicke auf 'Speichern'.